Quản lý dự án được hiểu nôm na là việc áp dụng các kiến thức, kỹ năng và sử dụng các công cụ kỹ thuật vào quá trình hoạt động nhằm đáp ứng được các yêu cầu của một dự án cụ thể nào đó. Các giai đoạn quản lý dự án từ khi bắt đầu đến khi kết thúc thường có 5 giai đoạn cơ bản. Trước khi đi vào tìm hiểu cũng như phân tích các giai đoạn trong quản lý dự án, chúng ta biết thêm định nghĩa về quản lý dự án là gì?
Quản lý dự án là gì?
Quản lý dự án là một ngành khoa học chuyên về nghiên cứu những hành động để thực hiện trọn vẹn được một dự án, trong đó bao gồm các công việc cụ thể như việc lên kế hoạch ý tưởng, tổ chức quản lý kế hoạch đó, thực hiện giám sát quá trình phát triển dự án nhằm đảm bảo, cam kết dự án có thể hoàn thành đúng tiến độ và đúng thời gian, trong phạm vi ngân sách đã được phê duyệt, nhưng phải đảm bảo được đúng chất lượng, đạt được các mục tiêu chung cũng như mục tiêu cụ thể của dự án đa được đề ra trước đó.
Mục tiêu các giai đoạn quản lý dự án
Mục tiêu cơ bản được đặt ra trong việc quản lý dự án thể hiện ở chỗ các công việc phải đảm bảo được hoàn thành theo đúng tiến độ đã yêu cầu, không những thế còn phải đảm bảo chất lượng ở trong mức phạm vi chi phí được duyệt, đúng thời hạn đã quy định và giữ được phạm vi dự án không thay đổi.
Chức năng chính của các giai đoạn quản lý dự án
- Lập kế hoạch thường bao gồm các việc như xác định mục tiêu của công việc và dự tính được nguồn nhân lực cũng như nguồn chi phí cần thiết để thực hiện được dự án.
- Tổ chức và bắt đầu tiến hành phân phối các nguồn lực một cách hợp lý gồm tiền, vật dụng lao động, và các trang thiết bị phục vụ cho việc điều phối và quản lý thời gian dự án
- Lãnh đạo tốt các dự án
- Kiểm soát được cả quá trình, theo dõi và kiểm tra tiến độ thực hiện của dự án, phân tích, tổng hợp và báo cáo tình hình thực hiện, cũng như đánh giá kết quả thực hiện và đề xuất ra các giải pháp giải quyết các bất cập, các khó khăn trong quá trình tổ chức thực hiện dự án.
- Quản lý và điều hành các dự án.
Các giai đoạn quản lý dự án cơ bản cần nắm bắt
Khởi động dự án một trong các giai đoạn quản lý dự án
Ý tưởng, kế hoạch của dự án cần được thử nghiệm cẩn thận để chắc chắn rằng không có xảy ra sai sót trong quá trình thực hiện và xem dự án đó có mang lại lợi ích, lợi nhuận cho doanh nghiệp hay tổ chức đó không. Trong suốt cả giai đoạn này, các thành viên trong nhóm sẽ cùng xác định khả năng triển khai và sinh lời của dự án đó
Lên kế hoạch
Cần liệt kê cụ thể những kế hoạch của dự án, tôn chỉ dự án (project charter) và phạm vi của dự án trên bản phác thảo. Trong giai đoạn lên kế hoạch này, nhóm dự án nên sắp xếp các công việc sao cho phù hợp, theo thứ tự ưu tiên, cái nào cần thì phải làm trước, tính toán ngân sách cận thận và thời gian để thực hiện cũng phải hợp lý, xác định những nguồn lực đầy đủ và cần thiết.
Tiến hành thực hiện dự án
Từng nhiệm vụ nên được phân chia đồng đều và hợp lý cho từng thành viên trong nhóm dự án đó và họ phải có trách nhiệm hoàn thành chúng đúng thời hạn để mang lại lợi ích tối đa và tốt nhất cho doanh nghiệp/tổ chức.
Báo cáo chính xác và nhanh chóng của kết quả thực hiện dự án
Quản lý dự án (Project Manager – PM) sẽ là người chịu trách nhiệm giám sát tình trạng dự án hiện tại cũng như tiến độ thực hiện dự án, và các nguồn lực cần thiết của dự án. Trong giai đoạn này, quản lý dự án (PM) có thể ý kiến hoặc có những quyết định điều chỉnh kế hoạch hợp lý, kịp thời và cần thiết để dự án theo kịp tiến độ thực hiện.
Đóng dự án
Sau khi đã hoàn thành, thực hiện xong các công việc phải làm và được khách hàng chấp nhận với kết quả dự án đó, nhóm dự án nên tự đánh giá dự án của mình đã thực hiện để học tập cũng như tiếp tục phát huy những điểm thành công và rút ra kinh nghiệm từ những điều sai sót, chưa được để dự án sau có thể làm tốt hơn.
Ở mỗi ngành nghề khác nhau, lĩnh vực khác nhau thì sẽ có các quy trình cụ thể cũng như các giai đoạn quản lý dự án, thực hiện dự án là không giống nhau. Tuy nhiên ở trên bài viết đã cung cấp cho các bạn những thông tin về các giai đoạn quản lý dự án căn bản và là tiền đề để bạn có thể phát triển, thực hiện dự án một cách thuận lợi nhất, mang về những lợi nhuận tối ưu nhất cho mình cũng như cho doanh nghiệp hoặc tổ chức mà mình đang làm việc.